Salzlandkreis digitalisiert historische Archivbestände
Tausende Aktenmeter vor dem Scan
Salzlandkreis digitalisiert historische Archivbestände. Landrat Markus Bauer: Werden kundenfreundlich schneller und effektiver.
Bernburg. Blatt für Blatt müssen viele tausend Meter Akten unter den neuen Großscanner, um dann in den digitalen Dokumentenbestand der Kreisverwaltung überzugehen. „Das wird eine echte Mammutaufgabe, eine Aufgabe für Jahre. Aber sie ist unerlässlich.“ Sabine Seifert leitet das Archiv im Salzlandkreis, wo teils dauerhaft aufzubewahrende und historische Akten gesichert werden.
„Der Salzlandkreis hat in neue Technik investiert, in einen besonders lichtsensiblen Großscanner mit eingebauter Buchwippe“, informiert die Archivleiterin über die Neuanschaffung, die so viel Arbeit für ein bald vierköpfiges Scan-Team bedeutet und ein neues Fenster öffnet ins digitale Zeitalter der Kommunalverwaltung. „Wir sind deshalb auch ein bisschen stolz. Wir kennen, zumindest in Sachsen-Anhalt, wo wir mit anderen Archiven guten Kontakt halten, kein ähnliches Beispiel.“
Fachverfahren digital ausgestalten, elektronische Aktenführung als Grundlage für Online-Verwaltungsleistungen, dazu laufen viele Prozesse in der Kreisverwaltung von Landrat Markus Bauer. Information, Kommunikation und Transaktion zwischen der Verwaltung, Politik, Bürgern und der Wirtschaft soll von möglichst jedem Ort, zu jeder Zeit erfolgen können, schnell, einfach, sicher und kostengünstig.
Auf den Fotos dargestellt ist der Weg eines Bauplans auf Papier ins digitale Archiv. Die entstehenden Datensätze sollen die alten Akten nicht ersetzen, sondern sichern und vor Verlust schützen. / Fotos: Salzlandkreis
„Wir haben im Salzlandkreis frühzeitig die Fragen, welche organisatorischen, personellen und finanziellen Voraussetzungen erfüllt sein müssen, gestellt. Und mit strategischen Planungen für die einzelnen Bereiche auch beantwortet“, sagt Markus Bauer und verweist auf die „Zukunftsstrategie Salzlandkreis 2030“. Darin ist auch festgehalten, wie Angebote und Prozesse der Kreisverwaltung effektiv, bürgerfreundlich, transparent und wirtschaftlich gestaltet werden. „Ein wichtiger Baustein zur smarten Region“, legt Landrat Markus Bauer nach. „Digitalisierung erfordert auch, dass wir weiter umdenken. Bürger sind Kunden der öffentlichen Verwaltung. Sie erwarten unkomplizierte Kommunikation, auch über den bequemen elektronischen Weg und eine schnelle Bearbeitung.“
Für das Kreisarchiv heißt es jetzt erstmal das Alte zu sichern, um Neues möglich zu machen. „Uns fallen förmlich die Buchstaben aus dem alten Ormig-Papier. Wir fangen an mit den alten Ratsprotokollen der Vorgängerlandkreise aus den 50er und 60er Jahren zu scannen, bevor sie überhaupt nicht mehr lesbar sind“, gibt Sabine Seifert Einblick in die interne Arbeitsplanung. Klammern lösen, ausheften, sorgsam entstauben, scannen, digital ablegen, die neuen Datensätze archivieren - dann das Papier wieder einheften und die Originale in Archivkartonagen für die nächsten Jahrhunderte bewahren. Weiter gehen soll es danach mit den historischen Akten der Gemeinden vom 18. Jahrhundert an: Gutsbezirksangelegenheiten, Armensachen, Ortspolizeiunterlagen, Separationsrezesse, Steuerakten, Wehrstammblätter, Innungsunterlagen, Wandergewerbe ...
„Bauakten werden sehr oft nachgefragt. Sie sind einmalig und schon deshalb besonders wertvoll“, unterstreicht die Archivarin. Künftig müsse die Landkreisverwaltung sie nicht mehr aus der Hand geben, könne die Unterlagen stattdessen originalgetreu, schnell und benutzerfreundlich digital zur Verfügung stellen. Wenn es übrigens um neue Bauanträge an den Salzlandkreis geht, dann können die Antragsteller auch online jederzeit ein Status-Update der Bearbeitung erhalten.